İşletme Evrakları Nasıl Düzenlenir

HORECA (yeme içme) sektöründe bazı işletmeler ofis bulundururken bazı işletme evrakları kasa bölgesi dediğimiz bölgede birkaç klasörün içinde tutulur. Bu konuda işletmelerin bu eksikliğinin olduğunu düşünüyorum.

Herkesin kabul edeceği genel ifadelerle düşüncemi öneri olarak aktarmak istiyorum. Eğer 5/6 çalışanın olduğu küçük bir mekan işletiyorsanız ve klasörlerinizi kasa bölgesinde tutuyorsanız mutlaka kilitli vaziyette tutun. Faturalarınızı, hijyen belgelerinizi, sözleşmeli hizmetlerinizi, garanti belgelerinizi, personel özlük dosyalarınızı ve diğer resmi evraklarınız klasör içinde belirgin şekilde ayırarak düzeni sağlayabilirsiniz.

İşletme Evrakları Nelerdir?

  • Fatura ve irsaliyeler
  • Personel özlük bilgileri
  • Telekominikasyon sözleşmeleri
  • Garanti belgeleri
  • Hijyen klasörü
  • Reçete defteri
  • Banka dekontları
  • Kamu duruluşlarına ait evraklar

Ofis bulunduran bir işletme iseniz biraz daha geniş davranabilirsiniz. Fatura ve irsaliyeleriniz,  personel özlük dosyalarınız,  tv,  adsl,  gsm abonelik sözleşmeleriniz,  toplum sağlığı denetim evrakları, kullandığınız cihazların garanti belgeleri hatta sistem odasında kullandığınız cihazların kullanıcı adı ve şifreleri, belediye ve diğer kamu evrakları, kira sözleşmeleri ve diğer  her şeyi  güzelce en çok kullanılandan en az kullanılana doğru sıralayarak hepsine ayrı klasör açmanızı tavsiye ederim.

Kolaylık olması bakımından mutlaka ‘hijyen klasörü’ bulundurun ki; bu klasörde işletmenizin haşere ilaçlama uygulama evraklarını, toplum sağlığı denetim evraklarını, belediyelerin denetim evraklarını tarih sırasına göre dizerseniz hiçbir şekilde evrak kaybına uğramazsınız.

Hijyen Klasörü içine aldığınız et ve tavuk, çay şeker gibi bazı faturaların fotokopilerini de koymanızı tavsiye ederim. Çünkü bazen denetlemelerde veya kontrollerde bu faturalar sorulabiliyor. Siz de eğer faturalarınızı mali müşavirinize yollamışsanız, tekrar istemek zorunda kalabilirsiniz.

Kullandığınız tüm cihazların garanti belgelerini de klasör içine alırsanız olası cihaz arızalarında (seri numarası ile birçok şey çözülebiliyor olsa da) sorunları garanti kapsamında çözerek olağan dışı masraflardan kaçarsınız. Garanti belgeleri için mutlaka klasörü oluşturun. Hatta şunu da yapın; herhangi bir garanti belgesini şeffaf dosyaya koyup, üstüne cihazın ismini yazın.

Fatura ve irsaliyelerin önemi hakkında uzun uzun yazıp ‘aman ha gözünüz gibi bakın’ demeyeceğim. Eğer faturaların, irsaliyelerin, günlük ve aylık Z raporlarının, yazarkasa ruhsatlarının önemini bilmiyorsanız işletmecilik yapmayın.

Ayrıca işletmenizde sunduğunuz ürünler için, ürünlerinizin tarfilerinin olduğu Reçete Defterini mutlaka bulundurun. Çünkü işletmeniz muhtemelen lezzeti oturmuş bir işletmedir.  Olası mutfak personeli değişikliğinde gelen ustanın insiyatifine, el ayarına, göz kararına mecbur kalıp lezzetinizin değişmesini istemiyorsanız bu defter size aynı tadı sağlayacaktır. Eğer elle yazmak zor geliyorsa bilgisayarda yazıp A4 kağıdına çıktı alarak klasörleyin. Reçete Defteri tutmak size lezzette istikrar kazandıracaktır.

Ana hatlarıyla söylemek gerekirse personel özlük dosyalarınızda 6 veya 9 ayda bir adres bilgileri, sabıka kayıtları ve iletişim bilgilerini güncelleyin. Personel Özlük Dosyası oluşturun.

Personel Özlük Klasöründe neler olur? nasıl tutulur? Ne işe yarar? Evrak Klasörlemek başlığı altında detaylarına girersem bu makale vermek istediği bilginin amacını aşar. Bunun için ayrı bir Personel Özlük Dosyası yazısı yazarak sizleri aydınlatacağım.

Banka dekontları için ayrı bir klasör açın. Ödeme yoğunluğunuza göre dekontlar için 6 aylık veya yıllık klasör düzenleyin. Eğer farklı bankalarla çalışıyorsanız bankaların adlarına klasör açın. Tarih sırasına dizdikten sonra geri dönüp bir dekont bulmak gerektiğinde pek sorun yaşamazsınız diye düşünüyorum. Tercih sizin.

İşletmenizde yaptırdığınız tamiratlar için yapılan işlere dair verilen servis ve bakım raporlarını da mutlaka elinizde bulundurun ki, aldığınız hizmette bir aksama yaşarsanız karşı tarafa ekstra ücretler ödemezsiniz. Bunun için Teknik Servis Klasörü açın. Tarih sırasına göre dizin.

İşletmeler olarak en çok zorlandığımız konulardan biri de adsl, mobil, sözleşmeli tv kanalları, sabit telefon hatları ile ilgili sözleşme evraklarının düzenli tutulmamasıdır. Genelde de bunları ya kaybederiz ya da karşı tarafın insiyatifine bırakırız.  ‘Zaten karşı taraf sisteminde tutuyor’ rahatlığıyla hareket ettiğimizden sözleşmesi biten aboneliklerde sürpriz ödemelerle karşılaşabiliriz. Evimizde bile Sözleşmeler Klasörü açalım. Her zaman lazım.

Doğalgaz, elektrik, su, kira sözleşmeleri, çalışma izinleri ve bunlarla ilgili yazışmaları da mutlaka gözünüz gibi bakmanız gereken bir diğer evrak grubudur. Bu gibi evrakların fotokopilerini çekip ayrı bir klasörde yedekleyelim. Ne olur ne olmaz.

Özetle belirtecek olursak, işletmeniz için

Ofisinizde bu evraklarınız için her birine ayrı bir klasör açın ve düzen sağlayın. Bunlar genel önerilerdir.

Genel itibariyle HORECA (yeme içme) sektöründe şube veya işletme müdürleri diğer personele nazaran gece kapanış yaptığı için iş başı saatleri geçtir. Mesela 10.00 , 12.00 bazı yerlerde 16.00 bile olabilir. Bu yüzden gün içinde şube veya işletme müdürü yokken bu evraklar lazım olduğunda sabah açılış yapan personelinize onlara bilmesi gerektiği klasörleri emanet edebilirsiniz.

Mesela Hijyen Klasörü, Teknik Servis Klasörü gibi…

Ömer Ali Altıntaş

Makalemizi paylaşın !
1 Yıldız2 Yıldız3 Yıldız4 Yıldız5 Yıldız     Bu makale daha değerlendirilmedi.
Loading...

Benzer Yazılar

Yorumlar

avatar
  Bildirimler  
Bildir
error: Kopyalamak yerine linki paylaşırsanız seviniriz.