Restoranlarda Satın Alma Süreci

restoranlarda-satin-alma-sureci

HORECA (yeme içme) sektöründen olmayan satın almacı arkadaşlar bu yazıyı okurken bilinen klasik yöntemlerin dışında şeyler okuyacaklar. Çünkü restoranlarda satın alma süreci kendi parametreleri ile işler.

Restoranlarda siz ne kadar hazırlıklı olursanız olun, salon bir anda müşteri dolabilir, bir anda 25-30 kişilik grup ‘orada yer vardır’ diyerek pat diye içeri gelebilir.

Şöyle ki; bir restoranda en önemli şeylerden biri müşteri memnuniyetidir. HORECA (yeme içme) sektöründe faaliyet gösteriyorsanız şayet sosyal medyada dönecek bir memnuniyetsizlik satışlarınızı hemen etkiler.

Öyleyse Ne Yapılmalıdır?

Restoranda satın alma için bir departman varsa eğer bu satın almacı mutfak şefi ve işletme müdürü ile koordineli olmalıdır. Hatta koordineli olmak mecburiyetindedir.

Biz önce işletmede satın alma departmanının olduğunu varsayarak kurgumuzu anlatalım. Şimdi düşünün ki siz servis müdürüsünüz veya işletme müdürüsünüz. Yani restorandaki servisi siz idare ediyorsunuz. Öyleyse tüm memnuniyetler ve şikayetler size geliyor demektir. Hizmetle ilgili bir probleminiz yok. Fakat üründe sıkıntı çıktı ve müşteri şikayete geldi. Bu sorun başlamadan nerede ve nasıl çözülür? Satın almacı, mutfak şefi ve işletme müdürünün koordinasyonu ile çözülür.

Mesela menüye bir ürün eklenecek. İşletme müdürü onay verdi. Mutfak şefi reçetelendirmeyi yaptı. Satın alınacak ama hangi markanın ürünü satın alınacak? A kasabının etleri biraz sert geliyor, terbiye tutmuyor, B markanın pirinci şöyle, C markanın bulguru böyle şu oluyor bu oluyor. Siz satın almacı olarak o eti, pirinci, bulguru alıp mutfak şefine denetmezseniz ve onayını almazsanız müşteri şikayetleri  işletme müdürüne gider ve mahcup olursunuz. Kaliteniz sorgulanır. ‘Şuraya bak 10 Milyon TL’ye mekan yapmış sac kavurması taş gibi’ diye serzenişler olurşur. Gerçekten de böyle değil mi ? İşte bu yüzden bahettiğim 3 kişi mutlaka koordineli çalışmak mecburiyetindedir.

Satın Alma Departmanı Yoksa

Peki satın alma departmanı yoksa satın alma işlemini kim yapmalıdır. Burada şahsi bir tecrübe ile belirtmem gerekir ki; satın alınacak ürünü işletme müdürünün ve mutfak şefinin birlikte deneyerek alması en uygun olanıdır. Satın alma departmanının olmadığı bir yerde bu ikili damak tadını yakalar ve müşteri memnuniyetini sağlar.

Satın alma işlemini cost controllere veya ön muhasebecinize, ki cost controller ve ön muhasebeci genelde restoran işletmelerinde aynı kişi olabiliyor, ona bir de satın almayı yüklemeyi düşünüyorsanız ya maaşını 2,5 katı zam yapın ya da bu işi ona hiç vermeyin.

Satın alma yaparken şöyle düşünün. A tedarikçisi bütün donuk ürünleri, donuk ürünler derken dilim pastaları dahil edenler var, makarnaları, sosları, bakliyat grubunu, salçaları, şarküteriyi, yağları şunları bunları vs vs vs…hepsini satıyor. Boş yok. Binlerce ürün satıyor. Bununla çalışırsanız iki sonuç ortaya çıkar.

Tedarikçinizin lojistiği iyiyse verdiğiniz siparişler hiçbir zaman yanlış ve eksik gelmez.

Tedarikçinizin işletmeciliğinde sorun varsa size de yansır. Tercih sizin. İyi tedarikçilerin markasını verebilirim. Daha önce bu konuya Setup Burger&Pizza işletmecisi Yaman Kuleli Bey’in tedarik süreci ve önemi başlıklı yazısında değinmiştik.

Büyük toptancı marketlerden alırsanız, siz gidip almak zorunda kalırsınız ve restoranda bu bir kişinin olmaması hep sorundur. Büyük toptancı marketlerin de şu yönü vardır. Bir gidersiniz bütün ürünlerinizi alırsınız 1 hafta 10 gün malzeme derdiniz olmaz.

Restoranda Satın Alma Nasıl Yapılır?

Cost controller ile satın almacı mutfak şefinin tecrübesi dahilinde marka seçeneğini alır ve piyasada o markayı en uygun fiyata veren firmadan alır. İşletme müdürünün de muhakkak bilgisi olmalı ki, olası müşteri memnuniyetsizliğinde serviste hangi marka satıldığını bilsin. Kullanılan ürünleri biliyor olması, müşteriden gelen memnuniyetleri ve şikayetleri geri bildirim yaparak ürün kalitesinin yukarı çekilmesini sağlar.

Ayrıca yapabiliyorsanız şunu da yapın. İyi bir tedarikçi yakaladınız, hemen 6 aylık aynı marka, aynı kalite ve sabit fiyat satın alma sözleşmesi imzalayın. Costunuz, deponuz, ürün lezzetiniz herşey yolunda gider.

Sözleşmeli çalışılmayan durumlarda bazı tedarikçi firmalar malesef şunu yapıyor. Mesela çalışmaya başlıyorsunuz. İlk üç sipariş fiyatı normal, dördüncü siparişte zam gelmiş, haberiniz yok. Böyle birşeyi kesinlikle kabul etmeyin. Müşteriye yok çekin ama bunu kabul etmeyin. Tedarikçi firma habersiz zam yaparsa satın almayı bırakın. Zam gelince haber vermeli. Belki kasamda param var ve bu üründen stok yapabilirim. Son zamsız fiyatını neden değerlendirmeyeyim?

Ayrıca yine kullandığınız bir su markası var diyelim. Müşterileriniz buna alışmış. Tedarikçiniz elinde o su markasından yok diye “zaten aynı fiyat” diyerek farklı bir marka gönderirse bunu da kabul etmemenizi tavsiye ederim.

Bir Hatıra

Bu konuyla ilgili örnekleri artırabilirim. Sizinle başımdan geçen bir hadiseyi paylaşmak istiyorum.  Çalıştığım restoranda daimi bir müşterimiz vardı. Aşağı yukarı haftada 3-4 gün kahvaltıya gelir, teşekkür ederek memnun bir şekilde işletmeden ayrılırdı. Bir gün;

“Ömercim patatesin markasını mı değiştirdiniz?” diye sordu. Bu soruya şaşırdım tabiki. “Değiştirmedik. İyi pişmemiş miydi?” dedim. “Tadı değişik geldi, merak ettim” dedi ve sonra işletmeden ayrıldı. Ama kontrol etmem gerekiyor.” Belki başka bir sorun vardır” diyerek mutfağa girdim.

“Arkadaşlar bu sabahki kahvaltıda patates kızartmasını hangi paketten kullandınız?” paketi göstererek “şu paketten kullandık” dediler. Kontrol ettim herhangi bir problem yok. “Fritöz yağını mı değiştirmediniz?” diye sordum. Değiştirdikleri yağı ve fritözdeki yapı gösterip “bu sabah değiştirdik” dediler. “Peki” dedim. Müşterinin tabağına baktım. Ketçap mayonez kullanmış. “acaba ketçap ve mayonezin son kullanma tarihini mi kaçırdık” diye depoya gittim. Ürünleri kontrol ediyorum tarihlerinde de sorun yok ama baktım ki bizim her zaman aldığımız ketçap ve mayonez markası değildi.

Müşteri bir iki gün sonra tekrar geldi. Masasına gittim biraz hoşbeş, bir iki çay içtik. “Size 2 tabak patates kızartması getirsem dener misiniz?” dedim. “getir bakalım” dedi. İki tabağa da ketçap ve mayonezleri sıkıp ayarlamıştım. Garson arkadaş tabakları getirdi. Müşteriye “hangisi?” diye sordum “bu patates daha iyi” diyerek gösterdiği patates kızartması ağız tadının alışık olduğu ketçap mayonez kullandığım tabaktaydı.

Tüm bu anlattıklarımın etrafında toparlayacak olursak, işletmenizdeki departmanlara göre satın alma işlemini mutlaka koordineli gerçekleştirin. Bunu yapmazsanız memnuniyetlerde herkes övünür ama şikayetlerde kimse üstüne sorumluluk almaz. Müşteri kaybedersiniz ve şikayetlerle muhatap olmak gerçekten insanı zorlayan bir konudur. Kabak hep işletme müdürünün başına patlar. Umarım anlattıklarım yol gösterici olmuştur.

Ömer Ali Altıntaş

Makalemizi paylaşın !

You May Also Like

Yorumlar

avatar
  Bildirimler  
Bildir
error: Kopyalamak yerine linki paylaşırsanız seviniriz.