Toplantı Nasıl Yapılır?

Yeme içme (HORECA) sektörünün olmazsa olmazı bölüm şefleri ile haftalık ve genel personel ile aylık yapılan toplantılarıdır. Şefler ile yapılan toplantılar‘istişare ve değerlendirme’ üzerine kurgulanırken, personel ile yapılantoplantılar ‘emir-talimat’ toplantısı şeklinde gerçekleşir.

Toplantıların genel amacı sorunları çözmek, olası hataları öngörmek, çalışanlar arasında uyumu sağlamak gibi görünse de en nihayetinde bu toplantıların hepsi ‘satış artırmak’ için yapılır.

İşyerinde şeflerle yapılan toplantılar

Ürün ve hizmet kalitesinin artması,
Personelin işletme içindeki beklentilerinin yönetime ulaştırılması
Maaş zamları
Ücret iyileştirmeleri
İşten çıkarmalar veya işe almalar

gibi konuları içerirken, personel ile yapılan emir-talimat toplantıları isminden de belli olduğu gibi işletme içinde alınan kararların bildirilmesi şeklinde olur.

Şunu da söylemeden geçmemeliyiz. Bahsettiğim toplantılar ‘katı kurallarla yapılmalıdır’ gibi bir hava estirmişsek de aslında temel prensipleri belirtmek ve toplantı verimini artırmak için en özet haliyle ifade ettik.

Personel ile neden emir-talimat toplantısı yapılır?

Çünkü personel beklentilerini ve şikayetlerini şeflerine söylemiş ve şefler işletme müdürü veya işletme sahibi ile toplantı yaparak sorunları gidermiş kabul ettiğim için emir-talimat toplantısı diyorum. Eğer şefler, üstleri ile personel arasında köprü kuramamışsa, şeflerle yapılan toplantılar kesinlikle verimsiz ve başarısızdır.

Toplantılardan sonra mesai saatleri içinde uygulanabilirliğini görmeniz için, toplantıları verimli hale getirmemiz gereklidir. Bunun için şeflerle toplantı yapmadan önce gündem maddeleri ortalama 1 gün önceden bildirilirse çözüm ve katkı sağlamak bakımından fayda sağlanacaktır.

Genel personel toplantılarının duyurusunu yaparken ‘gündem maddesive dilek ve temenni alınacaktır’ şeklinde bir yaklaşıma gidilirse, görmesini bilen yöneticiler için teklif edilecek dilek ve temenni maddeleri işletmenizin görünmeyen yüzünü ortaya çıkaracaktır.

Genel personel toplantılarında teklif edilecek gündem ve dilek temenni maddeleri şeflerle yapılan toplantıda değerlendirilmeli. Hatta görüşülmesi istenilen konular bazen şeflerle değil işletme yöneticileri ile değerlendirilecek öneme haiz olabilirler.

Toplantılarda asla yapılmaması gerekenler ise;

İkazlar genel yapılmalıdır,
Kişisel uyarılar yapılarak personel rencide edilmemelidir.
Tebrik ve takdiri hak eden personel onurlandırılmalıdır.
Katılımcı personel birbiri ile karşılıklı konuşmaya geçirilmemelidir.
Bu toplantılarda personel eğitimleri yapılmamalıdır.
Özel konular birebir görüşülmelidir.
Personelin eksiği yüzüne vurulmamalıdır.
Eksikler ve hatalar eğitimlerde işlenmek üzere not edilmelidir.

Çünkü eğitimin yeri toplantı saati değildir. Eğitim farklı bir gündem konusudur ve özel vakit ayrılmalıdır. Özel konular birebir görüşülmelidir.

Genel itibariyle yukarıda bahsettiğimiz konulara önem gösterilirse verimli ve sonuç odaklı toplantılar gerçekleştirerek işletmenizin ürün ve hizmet seviyesini yükseltme hızınız artacaktır.

Ömer Ali Altıntaş

Makalemizi paylaşın !

You May Also Like

Yorumlar

avatar
  Bildirimler  
Bildir
error: Kopyalamak yerine linki paylaşırsanız seviniriz.